Şirket Cihaz Alımlarında Fatura, KDV ve Envanter: Satın Alma Kontrol Listesi

Şirketler için bilgisayar alımı, bireysel alımdan farklı olarak vergi, belge ve muhasebe boyutu taşır. Satın alma sorumlusunun alım öncesinde ve sonrasında kontrol etmesi gereken noktaları özetledik. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.

1. Fatura ve belge düzeni

Faturanın doğru unvan, vergi dairesi ve vergi numarasıyla düzenlendiğinden emin olun. Teslimatta e-İrsaliye ile mal teslimi yapılır; fatura e-Fatura veya e-Arşiv olarak gelir. Cihazların seri numaraları fatura ekinde veya irsaliyede listelenmelidir; bu kayıt hem garanti hem envanter için gereklidir.

2. KDV

Faaliyetiyle ilgili alımlarda ödenen KDV, genel olarak indirilecek KDV olarak değerlendirilir. Muaf, istisna veya özel esaslara tabi mükellefler için kurallar farklı olabilir. Fatura tutarını KDV hariç ve KDV dahil olarak ayırarak bütçeleyin: 1.000.000 ₺ KDV hariç bir alım, yüzde 20 KDV ile 1.200.000 ₺ ödeme demektir.

3. Amortisman ve gider yazma

Bilgisayarlar genellikle ekonomik ömrü olan sabit kıymet olarak değerlendirilir. Amortisman süresi ve belirli bir değerin altındaki varlıkların doğrudan gider yazılabilmesi limitleri yıllara göre güncellenir; bu nedenle güncel oranlar ve limitleri mali müşavirinizle teyit edin.

4. Ödeme yöntemi

Vadeli alımda faiz ve vade farkı faturada ayrı satır olarak görünür. Peşin ödemede iskonto avantajı ile vadeli çalışmanın finansman maliyetini karşılaştırın. Aylık finansman maliyetiniz yüzde 3 ise, 60 günlük vade yaklaşık yüzde 6 maliyete denk gelir; peşin iskonto yüzde 2 - 3 ise vadeli ödeme daha mantıklı olabilir.

5. Garanti belgeleri

Garanti süresi fatura tarihinden başlar. Faturayı ve seri numarası listesini dijital arşivde tutun. Marka garantisinin sizin adınıza mı, yoksa bayi adına mı olduğunu teslimatta kontrol edin.

6. Envanter etiketleme

Her cihaza envanter numarası verin, seri numarasını muhasebe sistemindeki sabit kıymet kaydıyla eşleştirin. Çipsa toplu kurulumda etiketleme ve seri numarası listesini Excel olarak teslim eder.

7. Elden çıkarma

Eski cihazların satışı veya hurdaya ayrılması da muhasebe kaydı gerektirir. Veri güvenliği için disklerin güvenli silinmesini belgelendirin.

Kontrol listesi

Fatura bilgileri doğru mu? Seri numaraları kayıtlı mı? Garanti belgeleri arşivlendi mi? Envanter etiketleri yapıştırıldı mı? Bu dört soru alım sonrası düzeni sağlar.